videobellen-etiquette

Videobel – etiquette

Hoe heurt het met (zakelijk) videobellen? Etiquette – expert Anne-Marie van Leggelo geeft je 20 tips.

Do’s:

  1. Zoek een rustige plek en zeg je partner, kinderen of hond om je niet te storen.
  2. Zorg dat je achtergrond representatief en rustig is: geen rotzooi en bewegende beelden (glazenwasser, tv)
  3. Ben verzorgd, kleed je representatief en conform dresscode van je werk. Kijk jij graag naar je ongewassen vriendin of collega?
  4. Zorg ervoor dat de telefoon, tablet of laptop waarmee je videobelt een stabiele ondergrond heeft
  5. Zet je laptop in hoek van 90 graden en op ooghoogte ( bijvoorbeeld op stapel boeken): zo voorkom je dat je op iemand neerkijkt of op kijkt 
  6. Ga met je hoofd niet vol op de camera zitten, maar neem een beetje afstand. Het is voor je gesprekspartner goed om wat van je lichaamstaal te zien. Zorg dat een deel van je schouders in beeld is en hou het ontspannen 
  7. Be prepared! Check ruim op tijd je internetverbinding, wifi, geluid, camera en zorg dat je computer voldoende opgeladen is
  8. Let op representatief licht. Een goed lampje doet wonderen: niet alleen voor zichtbaarheid maar ook voor je wallen en onderkin
  9. Gebruik bij voorkeur een headset of oortjes met ingebouwde microfoon. Voorkomt ook echo
  10. Ben je niet aan het praten? Zet dan je microfoon uit (mute). Schakel deze weer in als je wat wilt zeggen

      Dont’s

  1. Te laat komen. Mensen wachten op je. Het is nog irritanter in een digitale ruimte. Je kunt nou eenmaal niet ongemerkt later even bijspringen: men ziet dat jij later je camera aanzet
  2. Snacken, roken, kauwgom eten en wijn drinken: kans is bijzonder klein dat je op camera met kauwgeluiden, slurpend nog beetje charmant en professioneel overkomt. 
  3. Friemelen aan je gezicht en haar: probeer je handen zoveel mogelijk voor je op tafel te houden. Ga niet aan je neus zitten of iets tussen je tanden weghalen. Do I need to say more? 
  4. Interrumperen. Luisteren is een kunst. Door elkaar heen praten is bij videobellen echt geen doen. Je kunt ook je duim opsteken als je het eens bent. Zit je met meerdere personen in één meeting? Stel dan een gespreksleider aan. Gebruik eventueel de chatfunctie voor opmerkingen of vragen
  5. Vergeten dat je alleen aan de bovenkant netjes gekleed bent als je opstaat aan het einde 
  6. Multitasken. Focus je op het gesprek. Weg met je plebbestek: doe je mobiel weg, op vliegtuigmodes en bijvoorbeeld op trilstand. Dringend telefoontje aannemen? Zet je microfoon en camera uit en schakel deze aan als je weer dat je weer deelneemt.
  7. Typen: het maakt te veel geluid en kan voor de ander als storend worden ervaren. Pak dus maar weer lekker ouderwets pen en papier bij de hand
  8. Te snel en onduidelijk praten: je bent niet verstaanbaar. Praat langzamer dan je normaliter doet en articuleer goed. Twijfel je of de ander je goed kan verstaan? Wees dan niet bang en vraag er gewoon naar
  9. Niet dronken op de Zorrel, de borrel op Zoom.. Voorkomt een hoop gedoe.
  10. Geen gechagrijn, geklaag of depressief geklets! Doe dat maar tegen je vriend, vrouw of kat. 

Geschreven door: Anne-Marie van Leggelo

Zakelijk Flirten

Zakelijk Flirten

Ja, ik flirt met u. 

Niet door uitdagende kleding of een zwoele blik, maar door Sir Lodewijck de Eerste. Deze stijlvolle, schattige Kaninchen Teckel was één van mijn gasten op het door mij georganiseerde Business Etiquette Event op kasteel de Wittenburg. Eén van de deelneemsters was zijn charmante baasje Kim Stolker, mede-eigenaar van Champagne Victor & Charles. Ze neemt deze mini gentleman vaak mee naar afspraken en steelt de harten van menig zakenman en -vrouw nog voordat er een woord gewisseld is. Zo ook die van mij. Waarvan deze foto akte. Helaas heb ik zelf geen lief hondje dat ik mee kan nemen om mijn gunfactor te vergroten. Wat ik wel heb is het bewustzijn hoe doeltreffend zakelijk flirten is. En ik heb de knowhow en de skills om het in te zetten wanneer ik het nodig acht.

 

Etiquette: flirten voor gevorderden.

Als men succesvol in business wil zijn en de gunfactor wil hebben dan is een goed EQ en goede presentatie essentieel. Zakelijk flirten is dan zeer nuttig. Het is positieve aandacht geven aan iemand met als doel hetgene te bereiken dat men voor ogen heeft. Daarvoor heeft men juiste etiquette, uitstraling en kennis van omgangsvormen (in elke cultuur) nodig. De kunst is om iemand centraal te stellen. Een goed gevoel te geven. Door attent, complimenteus, inlevend, meegaand en aardig te zijn ontspant u iemand en daardoor krijgt u meer gedaan. Zie het dus als iets doeltreffends en als iets onschuldigs: het is flirten zonder seksuele bijbedoeling.

 

Vanaf het moment dat Madeleine Albright de eerste vrouwelijke minister van Buitenlandse Zaken in de VS werd, moest ze op het allerhoogste niveau onderhandelen, met name met mannen. Op de vraag van een Amerikaans komiek of ze daarbij weleens flirtte, zei ze: ‘I did, I did’.

 

Flirten in business: ‘done or or not done’?

Veel mensen vragen zich af waarom zakelijk flirten op de werkvloer nodig is. Door de competitieve arbeidsmarkt selecteren bedrijven steeds meer op persoonlijkheid. De manier waarop u overkomt op uw toekomstige baas of zakenrelatie bepaalt grotendeels of u wordt aangenomen of de deal zult sluiten. In de zakenwereld (onder andere tijdens netwerken) bepaalt uw uitstraling en persoonlijkheid hoe snel u zaken gedaan krijgt van anderen. Ook een presentatie of verkoopgesprek komt overtuigender over als u de boodschap op de juiste manier weet in te pakken. In al deze gevallen is zakelijk flirten een onmisbare werkmethode.

 

Zakelijke flirt Etiquette Tips 

  1. Geef (oprechte) complimenten – Het is een gratis cadeautje dat een positief gevoel geeft.
  2. Glimlach – Charles Darwin was er al van overtuigd. Uw gezichtsexpressie is niet alleen het visuele kenmerk van een emotie; het bepaalt ook de emotie zelf. Een glimlach werkt aanstekelijk. Als iemand lacht, dan lacht u vanzelf ook. Oprechtheid is belangrijk: bij een echte glimlach – ‘de Duchenne glimlach’- worden ook de spieren rond de ogen geactiveerd. Bij een onnatuurlijke – ‘de sociale’- glimlach gaan alleen de mondhoeken omhoog.
  3. Kijk in het linkeroog – U dringt hierdoor dieper door tot uw gesprekspartner. Hij onthoudt u beter en u heeft een duidelijk richtpunt om uw oogcontact sterk te maken. Uw gesprekspartner zal u ongemerkt aardiger gaan vinden.
  4. Spiegelen – Spiegelen is het nabootsen van de gedragingen van een gesprekspartner. Bijvoorbeeld: de klant spreekt langzaam en u neemt zijn tempo over. Er ontstaat harmonie, u komt ongemerkt nader tot elkaar en vergroot daardoor uw guneffect. Let op: het moet wel natuurlijk zijn, dus ik adviseer u te oefenen en het met mate toe te passen.
  5. Bedank – Het is een kleine moeite met groot effect.
  6. Luisteren – Mensen zijn heel goed in het opvangen van signalen waaruit blijkt dat de ander niet luistert. Zorg daarom dat u met uw lichaam laat zien dat u aandacht heeft voor uw gesprekspartner. Behalve de gangbare signalen – knikken, schudden en glimlachen – is het ook prettig als u rust uitstraalt in een gesprek. Val een ander niet in de reden en maak ook geen zinnen af. Bent u zelf aan het woord, pas dan intonatie en spreektempo aan.
  7. Naam noemen – Uw gesprekspartner reageert positief als u zijn naam noemt. Daardoor voelt men zich meer erkend en speciaal.                                                                                                                      8. Aanraken & handshake – Geef een krachtige (zelfvertrouwen), warme (vriendschap en positiviteit), droge en rechte hand. Niet langer dan drie seconden vasthouden. Kort zwengelen en met uw lichaam naar de persoon toegekeerd. In zakelijke gesprekken raken mensen elkaar veelal niet aan. Natuurlijk dient u daar voorzichtig mee te zijn. Het aanraken van mensen levert echter ongeveer 21 procent omzetstijging op ten opzichte van mensen die niet worden aangeraakt. Ga hier uit van een vederlichte aanraking aan de buitenkant van het lichaam. Met de bovenkant van drie vingers beroert u even de zijkant van een arm bijvoorbeeld om uw gesprekspartner net even wat opmerkzamer te maken.                                                                                                                            9. Dress to impress – Kleed u goed en passend, want uw persoonlijkheid is niet het eerste wat men ziet.                                                                                                                                                                           10.  Etiquette: not boring but scoring – Gedraag u als een lady of een gentleman. Heb kennis van etiquette en pas het toe. Hiermee scoort u èn maakt u het verschil!

 

Met dank aan Kim Stolker en Sir Lodewijck de Eerste.

 

Geschreven door: Anne-Marie van Leggelo

Column: Belafonte Magazine

Fotografie: Bogna Postepska

 

DSC_3509-2

Etiquette, not boring but scoring!

Beheerst u goede zakelijke etiquette? Heeft u ooit een klant verloren en weet u niet waarom? Kennis en toepassing van goede etiquette maken het verschil in succesvol zakendoen. Het gaat om ‘the fine art of presenting yourself’. Het imago van de topper en de middelmaat is voor negentig procent gelijk. De topper wint die laatste tien procent door zijn goede etiquette knowhow en soft skills.

In het bedrijfsleven zijn de relaties die u opbouwt van essentieel belang. Een goede verstandhouding is belangrijk als u vooruitgang wilt boeken in uw professionele toekomst, nieuwe klanten wilt werven, indruk wilt maken op uw baas of om net die even deal te kunnen sluiten. De manier om positieve relaties in de zakenwereld op te bouwen is door het uitoefenen van een goede etiquette, met name door het tentoonstellen van top-notch verbale en non-verbale vaardigheden, ook tijdens netwerken.

 

Eerste indruk

U heeft slechts een paar seconden om een ​​goede eerste indruk te maken. U wordt binnen twee seconden gescand en krijgt direct een label toegewezen. Alhoewel dit onbewust gaat, heeft dit een enorme impact op uw verdere contact. Met een verkeerde indruk staat u 1-0 achter in onderhandelingen (als u überhaupt de tijd krijgt voor herstel) of kunt u de klant zelfs verliezen. Als u een monopoliepositie heeft zal men nergens anders terecht kunnen en moet men wel zaken met u doen. Als de keuze echter reuze is, zal niet alleen de prijs van doorslaggevend belang zijn. Uiterlijk, bodylanguage en stem bepalen 93 procent van de eerste indruk die u krijgt. Met andere woorden: uw kennis bepaalt in eerste instantie slechts zeven procent van de totale indruk. Het is dus noodzakelijk om de persoon vanaf het eerste moment ‘in te pakken’.

 

“Gebrek aan de juiste zakelijke etiquette heeft een grote invloed op de reputatie van bedrijven en de zakenman.”

 

Dure etiquette missers

Een gebrek aan de juiste zakelijke etiquette is van grote invloed op de reputatie van bedrijven en de zakenman. Dit geldt ook voor de zakenreiziger. Succesvol zakendoen in het buitenland vergt de nodige voorkennis. Volgens 62 procent van de zakenreizigers leidt verkeerd gebruik van etiquette, zoals foutief begroeten (bijvoorbeeld in Japan en China), soms tot onnodige kosten of het missen van een zakelijke deal. Dit blijkt onder andere uit een recent onderzoek van Booking.com onder ruim 4500 zakenmensen uit acht verschillende landen. De vijf meest vermelde zakelijke blunders in het onderzoek zijn het gebruik van de mobiele telefoon tijdens een bijeenkomst, het op niet gepaste manier begroeten, ongepaste kleding, te luid spreken en het niet binnen 24 uur beantwoorden van e-mails.

 

“Good manners will open doors that the best education cannot.”

 

Similarity attraction

Wat betreft succesvol netwerken, solliciteren en zakelijke deals sluiten: het blijkt dat managers in het bedrijfsleven zich veelal laten leiden door similarity attraction: ze kiezen vooral mensen die op henzelf lijken. Het gevolg daarvan is dat personen die hun codes niet kennen vaak als minder professioneel en deskundig worden gezien. Men herkent soms bij een eerste ontmoeting al of een kandidaat uit een ‘ander’ milieu komt. Een aantal weet niet dat je bij een zakendiner het bestek van buiten naar binnen gebruikt, trekt evident verkeerde pakken aan of heeft twee universitaire studies afgerond, maar gebruikt toch de woorden liggen en leggen door elkaar. Door kennis van etiquette kan men zich gemakkelijker bewegen en aanpassen in diverse zakelijke culturen en sociale situaties.

 

Etiquette: sociale olie

Ik spreek uit ervaring als ik zeg dat er onder bedrijven vaak veel onduidelijkheid heerst over de te hanteren zakelijke omgangsvormen. Men weet vaak niet precies wat er afgesproken is. Dat geeft onderlinge onzekerheid, ergernis en fricties. Bijvoorbeeld: hebben we nu wel of niet een casual Friday? En zo ja, mogen we dan ook een spijkerbroek aan? Of is dat te informeel? Wanneer gaan we tutoyeren in mails? Kortom: het vastleggen van gedrag- en kledingcodes geeft houvast.

 

Zakelijk flirten voor gevorderden

Zakelijke etiquette is eigenlijk zakelijk flirten voor gevorderden: het is een spel waarbij men de ander centraal stelt, in de hoop hem gunstig te stemmen om een bepaald doel te bereiken. Een gebrek aan zakelijke etiquette zal uw potentiële business beperken, schade toebrengen aan uw persoonlijke brand en relaties in gevaar brengen die fundamenteel zijn voor zakelijk succes.

 

Dus, als u het spel van zakelijke etiquette wilt winnen, onthoudt dan: zakelijke etiquette, not boring but scoring.

 

Enkele opmerkelijke resultaten uit een businessetiquette-onderzoek dat onder 777 directeuren en managers, onder andere via Twitter, is gehouden.

(Bron: het Blauwe Boekje)

– 70% vindt dat business etiquette de basis vormt voor een respectvolle omgang met elkaar.

– Van onze collega’s vinden we dat ze het slechtst zijn in kledingetiquette en sociale media-etiquette.

– Aan onze zakelijke etiquette moeten we het hardst werken, geeft 40% aan.

– Bij 62% komt etiquette het best tot uiting tijdens zakelijke afspraken.

– 20% past de etiquette ook bewust toe in de omgang met collega’s.

– 69% vindt dat de werkgever sociale mediarichtlijnen moet opstellen.

– Internationaal gezien vinden wij onszelf (Nederlanders dus) het slechts met etiquette omgaan. De landen waarmee we het meest zaken doen, vinden dit belangrijker en passen het beter toe.

– 45% denkt dat de etiquette in de toekomst belangrijk blijft en 35% denkt dat het belangrijker wordt.

 

Geschreven door Anne-Marie van leggelo 

Fotografie: Evenhaus Photography