Beheerst u goede zakelijke etiquette? Heeft u ooit een klant verloren en weet u niet waarom? Kennis en toepassing van goede etiquette maken het verschil in succesvol zakendoen. Het gaat om ‘the fine art of presenting yourself’. Het imago van de topper en de middelmaat is voor negentig procent gelijk. De topper wint die laatste tien procent door zijn goede etiquette knowhow en soft skills.
In het bedrijfsleven zijn de relaties die u opbouwt van essentieel belang. Een goede verstandhouding is belangrijk als u vooruitgang wilt boeken in uw professionele toekomst, nieuwe klanten wilt werven, indruk wilt maken op uw baas of om net die even deal te kunnen sluiten. De manier om positieve relaties in de zakenwereld op te bouwen is door het uitoefenen van een goede etiquette, met name door het tentoonstellen van top-notch verbale en non-verbale vaardigheden, ook tijdens netwerken.
Eerste indruk
U heeft slechts een paar seconden om een goede eerste indruk te maken. U wordt binnen twee seconden gescand en krijgt direct een label toegewezen. Alhoewel dit onbewust gaat, heeft dit een enorme impact op uw verdere contact. Met een verkeerde indruk staat u 1-0 achter in onderhandelingen (als u überhaupt de tijd krijgt voor herstel) of kunt u de klant zelfs verliezen. Als u een monopoliepositie heeft zal men nergens anders terecht kunnen en moet men wel zaken met u doen. Als de keuze echter reuze is, zal niet alleen de prijs van doorslaggevend belang zijn. Uiterlijk, bodylanguage en stem bepalen 93 procent van de eerste indruk die u krijgt. Met andere woorden: uw kennis bepaalt in eerste instantie slechts zeven procent van de totale indruk. Het is dus noodzakelijk om de persoon vanaf het eerste moment ‘in te pakken’.
“Gebrek aan de juiste zakelijke etiquette heeft een grote invloed op de reputatie van bedrijven en de zakenman.”
Dure etiquette missers
Een gebrek aan de juiste zakelijke etiquette is van grote invloed op de reputatie van bedrijven en de zakenman. Dit geldt ook voor de zakenreiziger. Succesvol zakendoen in het buitenland vergt de nodige voorkennis. Volgens 62 procent van de zakenreizigers leidt verkeerd gebruik van etiquette, zoals foutief begroeten (bijvoorbeeld in Japan en China), soms tot onnodige kosten of het missen van een zakelijke deal. Dit blijkt onder andere uit een recent onderzoek van Booking.com onder ruim 4500 zakenmensen uit acht verschillende landen. De vijf meest vermelde zakelijke blunders in het onderzoek zijn het gebruik van de mobiele telefoon tijdens een bijeenkomst, het op niet gepaste manier begroeten, ongepaste kleding, te luid spreken en het niet binnen 24 uur beantwoorden van e-mails.
“Good manners will open doors that the best education cannot.”
Similarity attraction
Wat betreft succesvol netwerken, solliciteren en zakelijke deals sluiten: het blijkt dat managers in het bedrijfsleven zich veelal laten leiden door similarity attraction: ze kiezen vooral mensen die op henzelf lijken. Het gevolg daarvan is dat personen die hun codes niet kennen vaak als minder professioneel en deskundig worden gezien. Men herkent soms bij een eerste ontmoeting al of een kandidaat uit een ‘ander’ milieu komt. Een aantal weet niet dat je bij een zakendiner het bestek van buiten naar binnen gebruikt, trekt evident verkeerde pakken aan of heeft twee universitaire studies afgerond, maar gebruikt toch de woorden liggen en leggen door elkaar. Door kennis van etiquette kan men zich gemakkelijker bewegen en aanpassen in diverse zakelijke culturen en sociale situaties.
Etiquette: sociale olie
Ik spreek uit ervaring als ik zeg dat er onder bedrijven vaak veel onduidelijkheid heerst over de te hanteren zakelijke omgangsvormen. Men weet vaak niet precies wat er afgesproken is. Dat geeft onderlinge onzekerheid, ergernis en fricties. Bijvoorbeeld: hebben we nu wel of niet een casual Friday? En zo ja, mogen we dan ook een spijkerbroek aan? Of is dat te informeel? Wanneer gaan we tutoyeren in mails? Kortom: het vastleggen van gedrag- en kledingcodes geeft houvast.
Zakelijk flirten voor gevorderden
Zakelijke etiquette is eigenlijk zakelijk flirten voor gevorderden: het is een spel waarbij men de ander centraal stelt, in de hoop hem gunstig te stemmen om een bepaald doel te bereiken. Een gebrek aan zakelijke etiquette zal uw potentiële business beperken, schade toebrengen aan uw persoonlijke brand en relaties in gevaar brengen die fundamenteel zijn voor zakelijk succes.
Dus, als u het spel van zakelijke etiquette wilt winnen, onthoudt dan: zakelijke etiquette, not boring but scoring.
Enkele opmerkelijke resultaten uit een businessetiquette-onderzoek dat onder 777 directeuren en managers, onder andere via Twitter, is gehouden.
(Bron: het Blauwe Boekje)
– 70% vindt dat business etiquette de basis vormt voor een respectvolle omgang met elkaar.
– Van onze collega’s vinden we dat ze het slechtst zijn in kledingetiquette en sociale media-etiquette.
– Aan onze zakelijke etiquette moeten we het hardst werken, geeft 40% aan.
– Bij 62% komt etiquette het best tot uiting tijdens zakelijke afspraken.
– 20% past de etiquette ook bewust toe in de omgang met collega’s.
– 69% vindt dat de werkgever sociale mediarichtlijnen moet opstellen.
– Internationaal gezien vinden wij onszelf (Nederlanders dus) het slechts met etiquette omgaan. De landen waarmee we het meest zaken doen, vinden dit belangrijker en passen het beter toe.
– 45% denkt dat de etiquette in de toekomst belangrijk blijft en 35% denkt dat het belangrijker wordt.
Geschreven door Anne-Marie van leggelo
Fotografie: Evenhaus Photography
